Implementasi sistem aplikasi GOESSTI (Google Spreadsheets Internal) di Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Semarang

1. Dasar Hukum

1. Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2010 tentang Standar Akuntansi Pemerintah;
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7 Tahun 2024 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Milik Daerah;
3. Peraturan Daerah Kota Semarang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Pengelolaan Barang Milik Daerah;
4. Peraturan Walikota Semarang Nomor 20 Tahun 2023 tentang Kebijakan Akuntansi Pemerintah Daerah;
5. Peraturan walikota Semarang Nomor 80 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Barang Milik Daerah 

Semarang merupakan respons terhadap berbagai tantangan dalam pengelolaan barang persediaan yang dihadapi organisasi. Sebelum GOESSTI diimplementasikan, Bappeda mengalami sejumlah problematika mendasar yang menghambat efektivitas penatausahaan keuangan, khususnya dalam aspek pengelolaan barang persediaan sebagai salah satu komponen aset lancar dalam laporan keuangan.

Permasalahan pertama yang muncul berkaitan dengan penggunaan Microsoft Excel secara manual. Dalam praktiknya, setiap bidang di Bappeda menyusun laporan persediaan menggunakan Excel yang kemudian dikompilasi menjadi laporan tingkat OPD. 

Permasalahan kedua terkait dengan Sistem Informasi Persediaan (SIP) yang disediakan oleh BPKAD Kota Semarang. Meskipun sistem ini dirancang untuk mendukung penatausahaan persediaan, dalam implementasinya masih terdapat berbagai keterbatasan signifikan.

Permasalahan ketiga berkaitan dengan SIPD yang belum terintegrasi untuk berbagai aspek pengelolaan keuangan, sistem ini belum mengakomodasi penatausahaan barang persediaan. Data persediaan belum dapat ditampilkan secara terintegrasi dalam SIPD, menciptakan gap dalam sistem informasi keuangan yang komprehensif.

Kondisi-kondisi tersebut menciptakan dampak berantai yang signifikan. Proses pelaporan keuangan menjadi lambat, rekonsiliasi data menjadi kompleks, dan yang paling krusial adalah tertundanya pengambilan kebijakan 

Konsepsi Dasar Sistem

GOESSTI dirancang dengan filosofi sederhana namun powerful: menciptakan sistem pengelolaan persediaan yang terintegrasi, user-friendly, dan akuntabel dengan memanfaatkan teknologi yang sudah familiar bagi pengguna. Pemilihan Google Spreadsheet sebagai platform dasar bukan tanpa pertimbangan. Keputusan ini didasari oleh beberapa faktor strategis: pertama, familiaritas pengguna dengan interface spreadsheet yang telah menjadi bagian dari rutinitas kerja sehari-hari; kedua, kemudahan akses berbasis cloud yang memungkinkan kolaborasi real-time; ketiga, fleksibilitas customization yang tinggi tanpa memerlukan infrastruktur IT yang kompleks; dan keempat, efisiensi biaya pengembangan dan pemeliharaan sistem.

Keunggulan GOESSTI:

1. GOESSTI merupakan sebuah aplikasi digital yang terintegrasi real time yang dapat diakses kapan saja, di mana saja dengan koneksi internet yang memungkinkan penggunaan multi user secara simultan.
2. Akurasi data terjamin dimana formula otomatis dan validasi data mengurangi human error dalam perhitungan stok, nilai persediaan dan mutasi barang.
3. Transparansi dan akuntabilitas atas pengelolaan persediaan dengan menggunakan aplikasi GOESSTI dapat ditampilkan dashboard analitik yang menampilkan visualisasi data secara real time untuk monitoring dan pengambilan keputusan berbasis data.
4. Kemudahan audit dimana data terstruktur, sistematis dan mudah diakses oleh auditor yaitu Inspektorat dan BPK. Dokumen pendukung yang merupakan output dari aplikasi GOESSTI ini tersaji secara lengkap dan real time.
5. Standarisasi Pelaporan dalam aplikasi GOESSTI merupakan standar baku yang memastikan konsistensi format dan isi dari laporan persediaan dari seluruh Bidang sehingga dapat memudahkan dalam komparasi data.
6. Keamanan Data yang terjamin karena hanya dapat diakses oleh pengguna yang mempunyai akun untuk login.
7. Skalabilitas dalam aplikasi yang mudah dikembangkan untuk kebutuhan masa depan dan dapat direplikasi oleh OPD lainnya

transaksi dalam GOESSTI dimulai dari fase inisiasi, yaitu input data awal yang dilakukan oleh Pengurus Barang OPD. Fase ini merupakan fondasi dari seluruh sistem, di mana seluruh barang persediaan yang ada dicatat ke dalam menu ITEM berdasarkan Saldo Awal periode.